1. Como organizar uma comissão de formatura?
Os representantes de uma comissão de formatura são escolhidos através de uma eleição democrática. É recomendável que haja pelo menos um membro da comissão em cada sala, para que este possa representá-la nas suas necessidades e desejos.
Os membros eleitos devem compreender que o seu cargo exige uma grande responsabilidade e organização, além de paciência, um bom trabalho em equipe e a consciência do respeito necessário às opiniões de todos os formandos. Um bom número para a comissão de formatura é um membro a cada 20 alunos ou a cada 10 formandos aderentes (esperado).
Dúvidas Contratuais
1- Quais os tipos de contratos de adesão oferecidos pela empresa à Comissão de Formatura e aos formandos? Existem dois tipos de contratos. O primeiro deve ser assinado pelos representantes da comissão de formatura e pela empresa em comum acordo e nele estão especificados todas as obrigações e direitos da contratante (comissão) e da contratada (empresa da formatura). Esse contrato normalmente é bastante detalhado e todas as cláusulas são discutidas pelas duas entidades legais. O segundo tipo de contrato deve ser assinado pelo formando e pela empresa no momento da adesão individual e nele estão especificadas todas as obrigações e direitos das duas partes (formando e empresa).
2- Quais as penalidades para a empresa caso não cumpra algum item do contrato? A empresa está sujeita a todas as penalidades previstas na lei, podendo seus responsáveis legais inclusive serem responsabilizados criminalmente em caso de não cumprimento das cláusulas contratuais.
3- Como procede a empresa em relação àquele formando que deseja participar somente de um dos eventos da formatura? (Somente Colação de Grau ou Baile de Gala). Depende da negociação do contrato. No entanto, a ÁS Eventos não recomenda a possibilidade de participação apenas no baile, uma vez que isso afasta os formandos de participarem do baile de formatura, com a mentalidade que poderão apenas comprar o convite extra e participar dos eventos normalmente.
4- Quanto tempo antes dos eventos de Colação de Grau e Baile de Gala a Comissão de Formatura fica sabendo das datas exatas de realização dos eventos? As datas de realização dos eventos são conhecidas com pelo menos 6 meses de antecedência.
Aspectos Financeiros
1- Como será feita a prestação de contas da empresa? A Ás eventos disponibilizará mensalmente para a comissão um extrato com as receitas e gastos mensais referentes aos eventos de formatura de modo que todos os formandos possam acompanhar de perto o rumo do dinheiro. Tal extrato será enviado para o e-mail da comissão e disponibilizado no site da empresa e as veracidades das informações poderão ser conferidas junto ao banco depositante.
2- Após identificado o valor individual do contrato, como serão: formas de pagamento, descontos dados aos formandos, principalmente se o pagamento integral for à vista? A Ás Eventos é bastante flexível quanto a prazos e formas de pagamento. As formas mais utilizadas são: pagamento em cheques pré-datados no momento da adesão ou pagamento por boletos bancários. O desconto para pagamento à vista é geralmente equivalente entre 5% a 15% do valor para pagamento a prazo, dependendo do tempo restante para a festa. Outros tipos de descontos são dados aos formandos para pagamento/adesão antecipadas (ex. Desconto na primeira parcela se o formando aderir até certa data, etc.).
3- Caso não seja atingido o número mínimo de adesões constantes do contrato, quais serão as penalidades para os alunos e para a Comissão de Formatura? Caso não seja atingido o número de adesões constantes no contrato, os custos e benefícios da festa terão de ser revistos e renegociados de forma a adequar-se ao novo orçamento, não havendo prejuízo financeiro para os alunos já aderentes ou para a comissão de formatura.
4- Caso seja excedido o número mínimo de adesões, qual percentual será creditado à Comissão de Formatura? Tal percentual é negociável? A quantia financeira proveniente da venda dos contratos excedentes será assim alocada: 50% destinado a empresa de modo a suprir todos os custos variáveis dos eventos acordados e 50% destinado a comissão de formatura, que poderá utilizar destes recursos extras da forma que melhor lhe convir. Esse porcentual pode ser negociado, mas dificilmente é alterado em virtude de refletir de forma objetiva a questão de custos fixos (que pode retornar para a comissão) e variáveis da festa.
5- Qual o destino dado aos valores arrecadados com a venda de mesas e convites excedentes? A ÁS eventos estabelece o valor mínimo do convite, que nada mais é do que o cálculo dos custos envolvidos nos convites e depende do nível do buffet e do bar escolhido pela comissão. Caso a comissão deseje, poderá ser cobrado um valor adicional e revertido em fundo de caixa para o evento.
6- Como a empresa trata a inadimplência por parte do aluno? Esse aluno poderá participar dos eventos de formatura? A Ás eventos dá todas as possibilidades para que o inadimplente pague as suas dívidas (re-parcelamento, flexibilidade de datas, etc.). Caso o formando se recuse a renegociar a dívida, consideramos um contrato cancelado e realizamos o cancelamento do mesmo, não contando mais como formando aderente. No momento da retirada dos convites é o último momento para os formandos inadimplentes renegociarem suas dívidas e participar dos eventos
Foto e Filmagem
1- Qual o valor em espécie ou em abatimento orçamento oferecido pela exclusividade fotográfica? A Ás eventos oferece um churrasco completo para todos os formandos pela exclusividade fotográfica e mais um desconto no orçamento. Esse valor é totalmente negociável entre comissão e empresa e varia de acordo com o número de formandos aderentes e disposição destes em adquirir o material fotográfico. No entanto, o valor mínimo pago pela Ás eventos em um evento apenas com a festa de formatura é de R$ 100,00 por formando (01 churrasco + desconto de R$ 70,00 no orçamento). No entanto o valor geralmente pago é maior do que o descrito aqui.
2- Como é o sistema de comercialização de foto/vídeo e os prazos de entrega da empresa? O sistema da Ás Eventos costuma ser o de álbum semi-aberto, no qual o formando pode descartar uma porcentagem das fotos que não gostou. Normalmente a venda/entrega dos álbuns de fotos e das fitas de vídeo personalizadas aos formandos se dará em até 2 meses após a realização do baile de gala.
O formando NÃO é obrigado a comprar as fotografias ou a fita de vídeo, cabendo exclusivamente a ele essa decisão.
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